Как вести себя во время проверок контролирующих органов

Как вести себя во время проверок контролирующих органов

(Вопрос юристу) Зачастую проверки сопровождаются конфликтами, а сам процесс – огромным, избыточным стрессом.

Отсюда вытекает необходимость морально и организационно готовиться к проверкам, причем это относится как к руководителю и ключевым сотрудникам, которые будут общаться с проверяющими близко и напрямую, так и к остальным работникам. Цель такой оргподготовки – повышение общей безопасности субъекта предпринимательской деятельности.

Система общей безопасности предприятия может быть представлена как совокупность “контуров безопасности”. Чем их больше – тем меньше возможностей для незваных визитеров явиться неожиданно.

Пример. Обычный забор вокруг офисной территории, с охраной на входе и шлагбаумом – это уже первый контур безопасности, первый барьер на пути нежелательных посетителей. Сквозь этот контур уже может пройти не всякий, хотя и достаточно широкий круг лиц (например, дворники или работники складов, которые находятся на офисной территории).

Второй контур – офисное здание. На входе – охрана и/или секретарь ресепшн. В офис проходит еще более узкий круг лиц с соответствующим допуском.

Третий контур – это те помещения, куда могут попасть только определенные работники. Этого можно достичь сугубо техническими средствами – кодовые или электронные замки и т.п. К таким помещениям относятся бухгалтерия, отдел кадров, договорной отдел, серверная и т.п. в зависимости от особенностей конкретного предприятия.

Следующий контур – это руководство, высший менеджмент предприятия. Войти к ним в кабинет можно только через приемную секретаря. Секретарь, доложив о приходе посетителей, как правило, приглашает их вовсе не в кабинет к начальнику, а в переговорную комнату.

В данном примере рассмотрены четыре контура, а может их быть произвольное количество. Важен принцип, согласно которому первым проверяющих встречает охранник, а далее – по цепочке, в которой руководитель будет замыкающим. Такая организация встречи проверяющих является наиболее рациональной.

На данном рубеже охранник не должен самостоятельно принимать решение о допуске или недопуске посетителей. Такое решение может и должен принимать только руководитель или иное уполномоченное лицо. При этом по внутреннему телефону идет оповещение ключевых подразделений и сотрудников. И в случае, если будет команда “пропустить внутрь”, у сотрудников предприятия уже будет некоторый запас времени, чтобы подготовиться к проверочным действиям. У охранника должны быть чёткие должностные инструкции.

Второй контур – стойка охраны или офис-менеджер собственной персоной. Обязательная внимательная и дотошная проверка документов и служебных удостоверений, данные которых переписываются. Регистрация в вахтовой книге, тетради учета посетителей или аналогичной (не путайте с Журналом учета проверок, туда записи вносятся по окончании проверки). Доклад руководителю. И проверяющие пусть находятся у двери или стойки охраны до тех пор, пока руководитель не даст команду допуска. После чего посетителей препровождают в кабинет для переговоров, где им предстоит встреча с руководителем. Все это время их нельзя оставлять одних. Это, с одной стороны, дисциплинирует пришедших. С другой, сигнализирует о высоком уровне организации и порядка на проверяемом предприятии.

Под переговорную комнату рекомендуется отвести отдельный кабинет с самой простой необходимой мебелью, без цветов и прочего декора и без телефонов. Это место, предназначенное не только для деловых встреч. Именно здесь целесообразно устроить проверяющих при длительных проверках. Абсолютно неправильно выделять проверяющим места, скажем, в бухгалтерии. В течение короткого времени между Вашим персоналом и чиновниками завязываются неформальные отношения, которые могут привести к утечке информации. Нужно организовать работу проверяющих так, чтобы они не выходили из переговорной, принося им необходимые документы для изучения. Идеальная схема передвижения и проверяющих, и прочих гостей офиса только одна: вход-охрана-секретарь-переговорная- и обратно.

Во время проверки сотрудникам необходимо ограничить обсуждение рабочих вопросов вне рабочих мест: в коридорах, курилках, столовых. Проверяющие собирают информацию в т.ч. и из таких “случайно подслушанных бесед”.

Материально-техническое обеспечение офиса

  1. Обязательное наличие электронных замков на помещениях, самых важных для жизнеобеспечения предприятия, таких как бухгалтерия, серверная и аналогичных (в зависимости от специфики). Цель – не допустить внезапного и несанкционированного появления нежеланных лиц в таких ключевых точках.
  2. Обязательно наличие сейфов и запирающихся шкафов для документов. Вообще, любые документы не должны находиться в легкодоступных местах, архивные документы лучше хранить вне предприятия. Документы, в которых отпала надобность, должны уничтожаться. Цель – не допустить утечек информации.
  3. ПК, на которых работают с жизненно важной информацией, должны быть укомплектованы съемными винчестерами, на которых и должна храниться Ваша важная электронная документация. В минуту тревоги съемный диск может быть для Вашего спокойствия быстро изъят и спрятан в личных вещах. Цель – уберечь данные от внезапного и несанкционированного доступа со стороны визитеров.
  4. Офис желательно оборудовать устройствами для аудио- и видеозаписи. У охраны, кроме того, должна быть возможность сфотографировать или сделать копии удостоверения пришедших. Цель – иметь доказательства небезупречных документов и поведения проверяющих.
  5. Целесообразно завести журнал учета посетителей (или иной аналогичный документ, в который заносятся сведения о любых посетителях, включая время и, возможно, иные обстоятельства их прихода) и журнал учета проверок (предусмотренный ч. 8 ст. 16Закона N 294-ФЗ*(1). Сведения в него заносятся по окончании проверки и не всеми проверяющими). Цель – иметь доказательства продолжительности выездной проверки, а также возможного нарушения процедуры.

Тактика “глухой защиты”

Руководитель должен ясно понимать, что проведение проверки на его предприятии (в особенности сопровождающейся превышением полномочий со стороны проверяющих) вызывает стресс у его сотрудников, рядовых и не только. Стало быть, им придется работать в состоянии длительной стрессовой ситуации, которая ведет к потере самообладания, способности здраво рассуждать и адекватно действовать. Наиболее подходящая тактика для них – тактика “глухой защиты”. Эта тактика позволяет минимизировать риск того, что сотрудник невольно навредит себе или предприятию. Тактика “глухой защиты” в общем очень проста – ничего не говорить, ничего не подписывать. Конкретные рекомендации могут выглядеть так:

  1. При попытках не санкционированного руководителем общения сотрудник должен потребовать у пришедших их служебные удостоверения и переписать на отдельный лист бумаги все данные. Лист с переписанными данными положить в карман одежды. БЕЗпредъявления служебных удостоверений никакое общение недопустимо. ЕСЛИ удостоверения не предъявляются – немедленно доложить руководителю/на пост охраны. ЕСЛИ удостоверения предъявлены и сразу спрятаны, сослаться на приказ руководителя, служебную инструкцию и прочее: “У меня приказ директора – переписывать данные служебных удостоверений всех посетителей“. О ситуации доложить руководителю. ЕСЛИ вошедшие не возражают против переписываний их данных, но интересуются целью этого, ответить: “Удостоверения переписываются для возможной подачи жалобы в прокуратуру или суд“.
  2. Не отвечать на вопросы, сославшись на ст. 51Конституции РФ: “Я имею право не отвечать на вопросы“. И это действительно так. Право не отвечать на вопросы может быть ограничено только в некоторых случаях (на допросах при производстве по возбужденному уголовному делу). Но, во-первых, такие допросы никогда или практически никогда не проводятся во время проверок. А во-вторых, даже в этом случае можно отказаться от общения до приезда Вашего адвоката (п. 6 ч. 4 ст.56УПК РФ).
  3. Не подписывать никаких документов: “У меня нет полномочий на подпись этого документа, я не буду этого делать“. И для рядовых сотрудников это действительно так. В частности, ЗаконN 294-ФЗ не обязывает их подписывать какие-либо документы и, соответственно, не предполагает никакой ответственности за отказ от подписи.
  4. На все вопросы отвечать стандартной репликой: “Я не буду обсуждать это, поскольку за разглашение коммерческой тайны могу быть привлечен к уголовной ответственности. На любые Ваши вопросы ответит наш руководитель“.
  5. На просьбы (и требования) о выдаче документов, образцов продукции и прочего необходимо вежливо, но твердо отказывать: “Мне не позволяет должностная инструкция это делать без указания моего руководителя” или “Пожалуйста, обратитесь к руководителю, без его разрешения я не компетентен передать вам это“.
  6. О появлении проверяющих из надзорных органов немедленно докладывать руководителю.
  7. Если работник не знает, как поступать и что делать/говорить, лучше не делать ничего: ничего не говорить, ничего не выдавать, ничего не подписывать, никуда не ехать. Не помогать и не препятствовать.

Находясь на своем рабочем месте, работники обязаны подчиняться только руководителю (с которым, между прочим, связаны трудовыми отношениями), а не распоряжениям, исходящих от государственных контролеров. Работники должны демонстрировать своим поведением, что предоставить тот или иной документ, осуществить то или иное действие они могут лишь по поручению своего начальника, а не проверяющего органа.

Информация предоставлена Юридическим отделом Консалтинговой компании «КУБ».

http://kub.expert

Юридический консультант Александр Лещенко +7 (978) 750-86-83

Фото: из открытых источников

Читайте также: Почему нотариусы никогда не отказывают недостойным наследникам.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *